¿Qué es una orden de cambio y cómo se tramita?
05 enero 2022
Una vez aceptada la oferta, adjudicado el proyecto e iniciadas las obras, las circunstancias pueden cambiar. Los proyectos de construcción se rigen por contratos y, cuando surgen circunstancias imprevistas, puede ser necesario modificarlos. Es entonces cuando se necesita una orden de cambio.
En pocas palabras, las órdenes de cambio modifican el contrato original o el alcance del trabajo. Las empresas constructoras las utilizan para documentar formalmente cuándo y cómo debe modificarse el trabajo y cuáles son las consecuencias de esos cambios. Las órdenes de cambio, a veces denominadas órdenes de variación, son habituales en el sector de la construcción (según una estimación , al menos el 35% de los trabajos las necesitan), por lo que es fundamental contar con una política al respecto.
"Los cambios en el contrato permiten a una parte introducir modificaciones en la obra mientras se construye el proyecto".
- Dr. Charner RodgersDoctor en Arquitectura e Ingeniero Civil y Medioambiental.
¿Qué causaría una orden de cambio?
Existen diversas circunstancias que pueden requerir una orden de cambio. Por ejemplo, planos de obra poco claros o ambiguos, especificaciones incorrectas en el contrato o diseño original, condiciones imprevistas en la obra o retrasos en el suministro de materiales y equipos.
Las condiciones imprevistas pueden incluir la presencia de aguas subterráneas, la imposibilidad de utilizar el suelo excavado como relleno estructural o incluso un suelo que no pueda soportar el peso del edificio que se va a construir, dice el Dr. Rodgers. Por lo general, se trata de condiciones que no podían conocerse cuando se firmó el contrato, y su existencia afecta materialmente a la capacidad de realizar el trabajo al precio y en el plazo acordados originalmente.
También puede crearse una orden de cambio como resultado de la solicitud de características adicionales. Por ejemplo, un propietario trabaja con un contratista para construir una terraza. Una vez firmado el contrato, el propietario solicita una barandilla decorativa en la cubierta. El contratista debe poner por escrito el alcance del trabajo adicional e incluir un desglose pormenorizado de los costes de materiales y mano de obra que requerirá el cambio, así como el efecto sobre el calendario general del proyecto. Sólo después de que el propietario haya aprobado por escrito el nuevo alcance de los trabajos y el importe del contrato, podrá el contratista iniciar los trabajos adicionales.
Cómo gestionar las órdenes de modificación
El proceso de creación o tramitación de órdenes de cambio suele figurar en el contrato original o en el alcance del trabajo de un contratista o subcontratista. Ese documento puede indicar quién está autorizado a solicitar y aprobar órdenes de cambio y cuál es la política al respecto. Es posible que el propietario, el contratista general, el director del proyecto u otros deban participar, a menudo las mismas personas que firmaron el contrato original. Si aún no existe un proceso de órdenes de cambio, habrá que crearlo.
Anótalo todo.
Como mínimo, todo debe constar por escrito. Sin una aprobación clara por escrito para modificar el alcance del trabajo y el precio del contrato, el contratista corre el riesgo de que no se le pague por el trabajo extra.
"Si no estaba en una orden de cambio", dice la abogada especializada en construcción Karalynn Cromeens, "no existe y no te pagan".
Una vez aceptada la oferta, adjudicado el proyecto e iniciadas las obras, las circunstancias pueden cambiar. Los proyectos de construcción se rigen por contratos y, cuando surgen circunstancias imprevistas, puede ser necesario modificarlos. Es entonces cuando se necesita una orden de cambio.
En pocas palabras, las órdenes de cambio modifican el contrato original o el alcance del trabajo. Las empresas constructoras las utilizan para documentar formalmente cuándo y cómo debe modificarse el trabajo y cuáles son las consecuencias de esos cambios. Las órdenes de cambio, a veces denominadas órdenes de variación, son habituales en el sector de la construcción (según una estimación , al menos el 35% de los trabajos las necesitan), por lo que es fundamental contar con una política al respecto.
"Los cambios en el contrato permiten a una parte introducir modificaciones en la obra mientras se construye el proyecto".
- Dr. Charner RodgersDoctor en Arquitectura e Ingeniero Civil y Medioambiental.
¿Qué causaría una orden de cambio?
Existen diversas circunstancias que pueden requerir una orden de cambio. Por ejemplo, planos de obra poco claros o ambiguos, especificaciones incorrectas en el contrato o diseño original, condiciones imprevistas en la obra o retrasos en el suministro de materiales y equipos.
Las condiciones imprevistas pueden incluir la presencia de aguas subterráneas, la imposibilidad de utilizar el suelo excavado como relleno estructural o incluso un suelo que no pueda soportar el peso del edificio que se va a construir, dice el Dr. Rodgers. Por lo general, se trata de condiciones que no podían conocerse cuando se firmó el contrato, y su existencia afecta materialmente a la capacidad de realizar el trabajo al precio y en el plazo acordados originalmente.
También puede crearse una orden de cambio como resultado de la solicitud de características adicionales. Por ejemplo, un propietario trabaja con un contratista para construir una terraza. Una vez firmado el contrato, el propietario solicita una barandilla decorativa en la cubierta. El contratista debe poner por escrito el alcance del trabajo adicional e incluir un desglose pormenorizado de los costes de materiales y mano de obra que requerirá el cambio, así como el efecto sobre el calendario general del proyecto. Sólo después de que el propietario haya aprobado por escrito el nuevo alcance de los trabajos y el importe del contrato, podrá el contratista iniciar los trabajos adicionales.
Cómo gestionar las órdenes de modificación
El proceso de creación o tramitación de órdenes de cambio suele figurar en el contrato original o en el alcance del trabajo de un contratista o subcontratista. Ese documento puede indicar quién está autorizado a solicitar y aprobar órdenes de cambio y cuál es la política al respecto. Es posible que el propietario, el contratista general, el director del proyecto u otros deban participar, a menudo las mismas personas que firmaron el contrato original. Si aún no existe un proceso de órdenes de cambio, habrá que crearlo.
Anótalo todo.
Como mínimo, todo debe constar por escrito. Sin una aprobación clara por escrito para modificar el alcance del trabajo y el precio del contrato, el contratista corre el riesgo de que no se le pague por el trabajo extra.
"Si no estaba en una orden de cambio", dice la abogada especializada en construcción Karalynn Cromeens, "no existe y no te pagan".
Revisar el alcance del trabajo e incluir precios actualizados.
Una orden de cambio debe responder a las mismas preguntas que un contrato original. Debe incluir una revisión del alcance del trabajo y los precios correspondientes de los materiales y la mano de obra. Debe indicar si será necesario modificar el calendario del proyecto finalizado debido al trabajo adicional, y de qué manera. Habrá que solicitar y obtener la aprobación de todas las partes implicadas. Esto es fundamental porque, sin la aprobación, puede que no se paguen los gastos del trabajo adicional. En algunos casos, la fecha de finalización se verá afectada por las órdenes de cambio.
Controle sus gastos.
Sin embargo, algunos grandes proyectos tienen cláusulas contractuales que estipulan que el trabajo debe continuar mientras se negocian las órdenes de cambio. En esos casos, según el Dr. Rodgers, los contratistas deben llevar un registro meticuloso de los costes de las obras.
Comunique los cambios con claridad y planifique con antelación.
La comunicación constante con todos los miembros del equipo es clave para planificar con éxito las órdenes de cambio y evitar confusiones. Las órdenes de cambio deben abordarse tan pronto como lleguen, y hay que documentar todos los detalles. Estos documentos tendrán un valor incalculable en caso de litigio posterior. En algunos casos, una cadena de correos electrónicos en la que se describa el nuevo alcance del trabajo y el importe del contrato, y que incluya la aprobación por escrito, puede funcionar como una orden de cambio en los casos en los que no exista un proceso formal de órdenes de cambio.
Reflexiones finales
En última instancia, las disposiciones sobre aprobaciones, documentación y divulgación existen para proteger al contratista y a las demás partes en caso de litigio sobre el proyecto de construcción y el pago. A tal fin, a veces los contratistas que realizan obras modificadas sin una aprobación formal pueden presionar para obtener el pago, dice el Dr. Rodgers. Si pueden demostrar que se solicitó la aprobación y se concedió implícitamente, es posible que puedan recuperar los honorarios. Pero, en general, los litigios son costosos y deben evitarse. Los contratos claros pueden contribuir a ello. También pueden contener disposiciones sobre qué hacer cuando las condiciones del emplazamiento difieren sustancialmente de lo esperado, e incluso permitir la retirada de una oferta.
"¿Cómo no fastidiarse con las órdenes de cambio? Si te piden que hagas un trabajo extra, consíguelo por escrito y fírmalo antes de hacerlo. No hagas el trabajo y luego vuelvas y esperes que te lo paguen si no está por escrito".
- Karalynn Cromeens
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