6 consejos para agilizar el proceso de solicitud de información
22 de diciembre de 2021
Ganar la licitación de un proyecto y entrar en la fase de construcción no significa necesariamente que todo vaya sobre ruedas. De hecho, es bastante habitual necesitar aclaraciones o modificaciones en los planos de diseño del proyecto. Ahí es donde entra en juego la solicitud de información (RFI). Aprender a gestionar eficazmente el proceso de solicitud de información ayuda a ahorrar tiempo y a reducir los costes de un proyecto. Aquí tiene todo lo que necesita saber.
¿Qué es un RFI?
Una solicitud de información (RFI) es un documento formal en el que se pide aclaración sobre información del proyecto que puede no haber sido incluida inicialmente por el propietario del proyecto o puede haber surgido un nuevo problema. Por muchos detalles que hayan facilitado inicialmente los arquitectos e ingenieros, los contratistas generales y otras partes interesadas suelen necesitar información adicional durante un proyecto de construcción a largo plazo.
Las solicitudes de información para la construcción pueden incluir varios niveles. Por ejemplo, un subcontratista puede enviar primero un RFI al contratista general. Si el contratista general no puede responder a la pregunta, ésta puede elevarse al arquitecto o ingeniero que realizó los planos originales. En proyectos de mayor envergadura, un director de proyecto puede supervisar el proceso de solicitud de información. Estos pasos y salvaguardas deberían permitir a los contratistas recibir una respuesta oportuna que no interrumpa el proceso de construcción.
Un RFI es diferente de una solicitud de presupuesto (RFQ), que forma parte del proceso de licitación original en el que los propietarios del proyecto solicitan presupuestos a contratistas generales o constructores.
Cómo funcionan las solicitudes de manifestaciones de interés
Los RFI de construcción pueden utilizarse para obtener información adicional sobre partes de un proyecto. La naturaleza de la pregunta y qué miembro del equipo del proyecto necesita la información pueden influir en quién participa en la RFI.
A continuación se exponen tres motivos habituales por los que alguien del sector de la construcción puede presentar una solicitud de información.
Ganar la licitación de un proyecto y entrar en la fase de construcción no significa necesariamente que todo vaya sobre ruedas. De hecho, es bastante habitual necesitar aclaraciones o modificaciones en los planos de diseño del proyecto. Ahí es donde entra en juego la solicitud de información (RFI). Aprender a gestionar eficazmente el proceso de solicitud de información ayuda a ahorrar tiempo y a reducir los costes de un proyecto. Aquí tiene todo lo que necesita saber.
¿Qué es un RFI?
Una solicitud de información (RFI) es un documento formal en el que se pide aclaración sobre información del proyecto que puede no haber sido incluida inicialmente por el propietario del proyecto o puede haber surgido un nuevo problema. Por muchos detalles que hayan facilitado inicialmente los arquitectos e ingenieros, los contratistas generales y otras partes interesadas suelen necesitar información adicional durante un proyecto de construcción a largo plazo.
Las solicitudes de información para la construcción pueden incluir varios niveles. Por ejemplo, un subcontratista puede enviar primero un RFI al contratista general. Si el contratista general no puede responder a la pregunta, ésta puede elevarse al arquitecto o ingeniero que realizó los planos originales. En proyectos de mayor envergadura, un director de proyecto puede supervisar el proceso de solicitud de información. Estos pasos y salvaguardas deberían permitir a los contratistas recibir una respuesta oportuna que no interrumpa el proceso de construcción.
Un RFI es diferente de una solicitud de presupuesto (RFQ), que forma parte del proceso de licitación original en el que los propietarios del proyecto solicitan presupuestos a contratistas generales o constructores.
Cómo funcionan las solicitudes de manifestaciones de interés
Los RFI de construcción pueden utilizarse para obtener información adicional sobre partes de un proyecto. La naturaleza de la pregunta y qué miembro del equipo del proyecto necesita la información pueden influir en quién participa en la RFI.
A continuación se exponen tres motivos habituales por los que alguien del sector de la construcción puede presentar una solicitud de información.
- Utilizar materiales diferentes. A veces, un contratista general o subcontratista no puede utilizar los materiales especificados en los planos del proyecto. Ciertos materiales pueden no estar disponibles o tener un coste prohibitivo si los precios han cambiado drásticamente desde que se creó el diseño.
- Abordar cuestiones de diseño. En proyectos de cualquier envergadura pueden faltar detalles importantes requeridos por el contratista general o el subcontratista para seguir adelante. Un RFI puede confirmar elementos de los planos de diseño o las especificaciones para garantizar que el trabajo se realiza correctamente. Obtener una respuesta a tiempo ayuda al contratista a evitar retrasos importantes.
- Resolver los problemas de la construcción. Las cosas no siempre salen según lo previsto en las obras. Cuando surgen problemas, un RFI crea un flujo formal de comunicación para abordar el problema e identificar soluciones para todas las partes.
Pasos del proceso de solicitud de manifestaciones de interés
Durante una solicitud de información para la construcción suelen ocurrir tres cosas.
- Presentación. Quien necesite la información solicitada utiliza una plantilla de RFI para hacer preguntas. Al presentar una RFI, el contratista debe explicar claramente el problema, ya sea una cuestión de diseño o un material que necesita aprobación. En cualquier caso, es útil incluir posibles soluciones para agilizar el tiempo de respuesta. Algunos proyectos de mayor envergadura pueden contar con un jefe de proyecto que gestione el proceso de RFI para los subcontratistas. El gestor del proyecto puede revisar los planos y otros documentos adjuntos para asegurarse de que el arquitecto o el ingeniero tienen lo que necesitan.
- Revisión. A continuación, la parte receptora revisa la solicitud de manifestaciones de interés y envía una respuesta. Puede ser el contratista general o alguien del equipo de diseño, como el director del proyecto. Si el contratista general no puede responder a la pregunta de un subcontratista, la solicitud de información puede elevarse a la siguiente persona en la cadena de mando.
- Respuesta. Una vez enviada la respuesta al contratista o al director del proyecto, éste revisará las respuestas. Si no hay más problemas, el RFI se marca como "cerrado".
Consejos para un proceso de solicitud de manifestaciones de interés eficaz
Siga estos consejos para agilizar el proceso de RFI.
- Presente solicitudes de información por separado. Puede presentar varias solicitudes de información; de hecho, es más fácil conseguir lo que necesita si es específico. Esto es especialmente cierto cuando se utiliza software: puede utilizar una herramienta de marcado para marcar con una nube el área relevante de un dibujo que necesita aclaración y, a continuación, adjuntar el archivo para que el arquitecto o ingeniero pueda responder.
- Evite retrasos. Lo mejor es abordar los problemas en cuanto surgen para que tu equipo no contribuya a retrasar el proyecto.
- Incluya un asunto claro. El software de gestión de la construcción con un componente de RFI actúa como una plataforma de mensajería. Especifique sus necesidades en el asunto y añada más detalles en el campo de la pregunta.
- Proporcione detalles. No alargue demasiado la solicitud, pero incluya información suficiente para que el equipo de diseño pueda responder sin necesidad de hacer preguntas complementarias.
- Etiquete los campos útiles. Indique al equipo de diseño quién necesita la información etiquetando a las personas adecuadas en la solicitud de información. También puede indicar si la PDI afectará al calendario o a los costes. En muchos casos, es posible que no lo sepa hasta que reciba una respuesta, por lo que puede etiquetar la solicitud de información como "TBD" (por determinar); es mejor que asumir que la respuesta es negativa.
- Compruebe los campos obligatorios. Algunos programas de software tienen campos obligatorios en la RFI, indicados con asteriscos rojos. Compruebe toda la información antes de guardar la solicitud de manifestaciones de interés.
Los RFI son una parte necesaria del proceso de construcción. Puedes hacer que sea lo más fluido posible utilizando la tecnología y siendo preciso con las solicitudes individuales.
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